Classer les factures reçues par courriel

Les factures fournisseurs qui arrivent dans la boîte de l’entreprise se classent dans Factures reçues.

Connecter la boîte

Un propriétaire ou un administrateur connecte le compte qui reçoit déjà les factures (Gmail ou Outlook), par exemple factures@votreentreprise.com. Ce n’est pas le courriel personnel d’un chargé de projet.

La connexion se fait depuis Factures reçues ou Comptabilité et paie. Connectez-vous avec ce compte partagé, pas avec le vôtre.

Les fournisseurs et les employés continuent d’écrire à la même adresse. Plannyx lit la boîte, importe les PDF et les photos, puis range les courriels dans quatre dossiers visibles dans Outlook ou Gmail :

• Plannyx · Factures
• Plannyx · Marketing
• Plannyx · Relevés
• Plannyx · Autres

Rien n’est supprimé : un courriel classé reste dans la boîte, simplement hors de la réception. Si la connexion actuelle ne permet que la lecture, reconnectez Gmail ou Outlook pour autoriser ce classement.

Synchroniser, lire et classer

1. Ouvrez Factures reçues ou cliquez Synchroniser.
2. Plannyx lit les nouvelles pièces (n° de facture, montant, PO, adresse).
3. Si le n° de bon de commande est exact et que le montant est lu, la dépense est créée automatiquement.
4. Sinon, vérifiez la suggestion et cliquez Classer.

Un doublon (même fournisseur + même n° de facture) ou un chantier sans fiche dépenses n’est pas classé tout seul : la pièce reste à confirmer.

Classer n’est pas payer. Une piste faible (adresse seule, fournisseur ambigu) attend toujours un humain.

Une pièce qui n’est pas une facture s’ignore. Une pièce ignorée peut être rouverte. Une facture déjà classée n’est pas défaite automatiquement.

La lecture consomme le quota IA de l’organisation, comme les autres analyses documents.

Pour de meilleures suggestions

Demandez aux fournisseurs d’indiquer le n° de bon de commande (PO-…) sur la facture et de l’envoyer à la boîte factures. C’est le seul critère qui déclenche le classement automatique.