Feuilles de temps et export vers la paie

Consulter les heures de l'équipe

Feuilles de temps rassemble les pointages de tous les membres, par semaine. Vous y consultez, approuvez, corrigez et exportez.

Les corrections administratives sont réservées aux comptes d'administration. C'est volontaire : si chacun pouvait réécrire ses heures passées, la feuille perdrait sa valeur de preuve.

Qui approuve les heures

Dès qu’un pointage est fermé à la pointeuse, il entre dans un lot employé + chantier + semaine, à approuver.

• Le chargé de projet lié au chantier (fiche chantier) peut approuver ou refuser ce lot.
• Un administrateur (propriétaire, admin, ou rôle Construction admin) peut aussi valider, y compris les heures sans projet.
• Le contremaître ne valide pas les heures. L’envoi courriel de l’employé n’est pas une demande d’approbation.

Sans chargé lié, seuls les administrateurs voient et traitent le lot. Un chargé de projet non assigné à ce chantier ne le voit pas.

À l’approbation :

• si QuickBooks est le fournisseur comptable, les TimeActivity partent tout de suite ;
• sinon, le lot est marqué prêt pour la paie (journal, sans faux connecteur Acomba ou Maestro).

Si l’export QuickBooks échoue, l’approbation reste. Relancez ensuite « Exporter vers QuickBooks » : ce bouton ne reprend que les pointages déjà approuvés.

Effectifs terrain

Effectifs terrain montre la planification des équipes dans le temps : qui est prévu sur quel chantier. À distinguer des feuilles de temps, qui enregistrent ce qui a été travaillé, alors que les effectifs planifient ce qui doit l'être.

Les congés approuvés retirent de la disponibilité. Un responsable peut y saisir une absence pour un employé (maladie, vacances, motif personnel comme une chasse) sans attendre une demande. Les demandes déposées par l'employé restent dans Congés jusqu'à approbation.

Exporter vers la comptabilité

Un seul fournisseur comptable est actif à la fois par organisation. Choisissez-le dans Comptabilité et paie.

QuickBooks

1. Connectez QuickBooks depuis l'intégration.
2. Dans Comptabilité et paie, associez chaque membre Plannyx à son employé QuickBooks, et les projets aux clients ou projets correspondants.
3. Depuis Feuilles de temps, approuvez les lots : l’envoi QuickBooks suit automatiquement. Relancez l’export seulement si un envoi a échoué.

L'export ne prend que les pointages approuvés, fermés et non encore exportés de la semaine. Vous ne risquez donc pas de doubler les heures en relançant l'export.

Acomba

L’export de paie vers Acomba GO n’est pas encore disponible. Sélectionner Acomba GO dans les paramètres ne crée pas de connexion et ne transmet aucune heure. Consultez le guide Acomba GO pour préparer votre organisation et obtenir du soutien.

Vérifier ce qui est parti

Chaque export est journalisé : vous pouvez retrouver ce qui a été transmis, quand, et pour quelle semaine. En cas de doute avant la paie, c'est là qu'il faut regarder, plutôt que de relancer un export à l'aveugle.

Erreurs fréquentes

• Un membre est absent de l'export : son association d'employé n'est pas faite dans les mappings.
• Des heures manquent : le pointage de la journée n'est pas fermé, ou l'employé ne l'a jamais saisi.
• Un projet n'est pas reconnu côté comptabilité : complétez le mapping des projets avant l'export.