Inviter des sous-traitants à soumissionner

Deux écrans, deux rôles

• [Liste d'invitation](/subcontractors) — vos entreprises : vos contacts habituels, ceux que vous invitez projet après projet.
• [Annuaire public](/annuaire) — le répertoire d'entreprises de construction de Plannyx, pour trouver un fournisseur que vous ne connaissez pas encore.

Votre propre organisation y publie sa fiche depuis Ma fiche annuaire : un administrateur la crée, puis la complète. Si une autre entreprise vous invite à soumissionner, une fiche peut être ouverte pour vous ; une fois connecté, vous la liez et la modifiez au même endroit. L’annuaire n’est pas un extrait d’un registre externe : n’y figurent que les entreprises qui ont publié ou confirmé leur fiche.

Sans compte, l’annuaire public affiche le nom de l’entreprise, l’adresse et un téléphone masqué (le numéro complet s’affiche au clic). Les courriels et les noms de personnes restent derrière une inscription gratuite. Pour apparaître, ouvrez Mettre mon entreprise : après création du compte, la fiche se publie et se met à jour depuis Ma fiche annuaire.

Une entreprise, une seule fiche

Plannyx reconnaît une entreprise à ses coordonnées : courriel, licence RBQ, téléphone associé au nom, domaine du courriel ou du site. Ces règles servent partout :

• Dans votre liste d'invitation — quand vous ajoutez ou modifiez une entreprise dont les coordonnées correspondent de façon sûre à une fiche de l'annuaire, la ligne est liée à cette fiche. Les coordonnées de la fiche font alors autorité ; vos notes internes restent à vous. Si le lien est erroné, le menu de la ligne propose Délier de la fiche annuaire : le refus est mémorisé et l'automatisme ne le refera pas.
• Au moment de créer votre fiche — si une fiche semblable existe déjà (ouverte lors d'une invitation reçue, par exemple), elle vous est proposée avant la création. Confirmez-la avec le code envoyé au courriel enregistré, ou créez la vôtre si ce n'est pas votre entreprise. Un nom seul ne suffit jamais à lier une fiche automatiquement.
• Doublons dans votre liste — deux lignes qui désignent la même entreprise sont signalées Doublon probable. Le menu de la ligne propose Fusionner : les coordonnées manquantes sont reprises, puis la ligne en trop est supprimée. La fusion est refusée si cette ligne est déjà utilisée par une invitation, un bon de commande ou un chantier ; conservez alors les deux lignes.

Seul un administrateur de l'organisation peut délier ou fusionner.

Lancer un appel d'offres

Depuis l'onglet Invitations d'une estimation :

1. Choisissez les entreprises à inviter, par métier ou par section MasterFormat.
2. Sélectionnez les documents joints à l’invitation (plans, devis, addendas).
3. Envoyez. Chaque entreprise reçoit son propre courriel, adressé uniquement à elle, avec un lien de portail unique. Ce n’est pas un envoi groupé : les destinataires ne voient ni les autres adresses, ni les autres noms. L’aperçu dans Plannyx montre un exemple pour une entreprise à la fois.

Le lien ouvre un portail de soumission : le sous-traitant y consulte les documents et dépose sa proposition sans avoir de compte Plannyx. Il n’a rien à installer, rien à créer. Il ne voit pas qui d’autre a été invité.

La section d’estimé est rattachée automatiquement quand le métier de l’entreprise correspond à une seule section métier de l’estimé (les numéros de devis CSI y sont listés). Sinon, vous choisissez la destination au moment de recevoir le prix.

Suivre les réponses

L'onglet Invitations indique où en est chaque entreprise : invitation envoyée, courriel ouvert, intention de soumissionner, proposition déposée, retrait.

Un dépôt de fichier et un prix reçu sont deux étapes distinctes. Le sous-traitant peut joindre son prix hors taxes à sa proposition. Vous pouvez aussi saisir un montant dans la grille, même pour un prix reçu par téléphone avant l'envoi de l'invitation.

Recevoir un prix dans l'estimé

1. Saisissez ou vérifiez le prix hors taxes. La colonne Section destination indique où il sera classé.
2. Cliquez Reçu → estimé. Si la section et le lot S-T sont uniques, le transfert est direct. Sinon, choisissez la section et la ligne S-T correspondantes. Sans ligne S-T, une ligne est créée dans la section choisie.
3. Le prix apparaît dans les offres du lot. Le plus bas prix reçu alimente son budget automatique ; les autres offres restent disponibles pour comparaison et ne s'additionnent pas au total.

Un budget déjà saisi manuellement reste conservé. Dans l'onglet Estimé, cliquez Comparer les prix reçus sur la ligne S-T, puis Retenir ce prix pour choisir une offre. Utiliser le plus bas automatiquement réactive la sélection automatique. Recevoir un prix ne commande pas les travaux et n'envoie pas de contrat.

Pour réviser un prix ou recevoir des prix pour plusieurs lots, cliquez Gérer les prix sur l'entreprise. Saisissez chaque montant dans son propre lot ; ne recopiez pas un prix global dans plusieurs sections. L'historique conserve les anciens montants.

Si un sous-traitant retire ou révise une proposition déjà utilisée, l'estimé affiche À revoir et conserve son budget jusqu'à votre décision. Un prix retiré ne peut plus être retenu sans nouvelle réception. Les fichiers restent dans l'historique.

Relances

Les relances automatiques rappellent aux entreprises qui n'ont pas répondu que la date de dépôt approche. Le délai se compte en jours ouvrables du calendrier de construction : week-ends, fériés, vacances et fermetures de l'entreprise sont sautés, pour que le rappel ne tombe pas un jour chômé. L'heure d'envoi se règle dans les paramètres d'estimation (7 h par défaut, heure de Toronto). Vous pouvez aussi déclencher une relance immédiatement depuis la liste des invitations.

Écarter une entreprise

Une entreprise peut être exclue de vos invitations futures depuis sa fiche. Utile après une mauvaise expérience ou quand un fournisseur ne dessert plus votre région, sans avoir à supprimer l'historique du projet.